Электронный документооборот на платформе Alfresco
Поскольку, Alfresco является одной из самых новых и современных ECM-платформ, то и документооборот на ее основе — немножко больше, чем привычный электронный документооборот. По легкости использования и коммуникационным возможностям он напоминает работу в социальных сетях, превращая рутину в интересное общение с коллегами.
Основные возможности
Для удобства работы, в системе создаются сайты — рабочие области, которые объединяют группу людей (отдел, проектная группа, вид деятельности) и контент — информацию, которая доступна участникам сайта. Каждый пользователь видит только свои сайты (в которые он включен).
Единое место хранения контента
Система управления контентом имеет центральное хранилище — репозиторий, в котором и хранятся все данные сайтов в структурированном виде. Все данные — это любые документы, схемы, чертежи, другие графические, а также аудио- и видео- материалы. Хранилище можно просматривать как через браузер (в том числе с мобильных устройств), так и настроить напрямую доступ из своих офисных и иных приложений, подключив его как диск. Хранилище имеет ряд преимуществ перед обычным файловой системой:
- Поддержка версионности документов с возможностью возврата к любой редакции (версии)
- Обеспечение группового редактирования документов
- Ролевое управление доступом к документам и разделам (папкам, сайтам)
- Возможность подключения хранилища в качестве диска по протоколам CIFS, WebDav или просмотра через веб
- Полнотекстовый поиск по документам
Оптимизация бизнес-процессов (workflow)
Внедрение электронного документооборота, разумеется, невозможно без автоматизации бизнес-процессов предприятия. Одна из целей внедрения — разработка регламентов и стандартов работы с различными типами документов. Поддержка этих регламентов осуществляется с помощью таких возможностей системы:
- Задачи (постановка, контроль по исполнителям, содержанию, срокам)
- Напоминания и списки дел (to do lists)
- Бизнес-процессы работы с документами (рассмотрение, поручение, исполнение, согласование)
- Поддержка сложных и вложенных бизнес-процессов, возможность изменения задач в ходе их исполнения
-
Совместная работа над проектами документов
Делопроизводство
Документооборот на предприятии начинается с учета и регистрации:
- Регистрация входящих и исходящих документов, ведение неограниченного количества журналов
- Настраиваемая карточка документа
- Настраиваемый автонумератор
- Загрузка документов из почты, с диска (простым перетаскиванием мышью), со сканера
Новый формат групповой работы
В отличие от систем «старой школы», предусмотрены современные возможности организации групповой работы:
- Создание рабочих пространств (сайтов) для подразделений, проектов
- Средства групповой коммуникации: чаты, блоги, форумы
- Базы знаний (вики)
- Поддержка совещаний (назначение, подготовка и согласование повестки, формирование, рассылка и согласование протоколов)
Адаптивный кейс-менеджмент
Кроме жестко заданных процессов (workflow), система поддерживает современную технологию управления кейсами, которая дает гибкость и обучаемость. Что такое кейс и зачем им нужно управлять.
- Создание и редактирование кейсов (новых и из шаблона), хранение, поиск
- Добавление любого контента в кейс
- Совместная работа команды над кейсом, управление правами доступа к материалам кейса
- Сложные, неструктурированные бизнес-процессы, хранение истории процессов и результатов
- Управление договорной работой на основе кейсов
Другие возможности
- Единая сквозная авторизация (LDAP, Active Directory)
- Электронная цифровая подпись (ЭЦП)
- Интеграция с МЭДО
- Отчеты и статистика
- Доступ с мобильных устройств (iPad, iPhone, Android)
Преимущества
• Нет никаких лицензионных ограничений по количеству пользователей, рабочих мест, процессоров сервера и др.
• Простота установки и настройки. Легкое решение для организации любого масштаба.
• 100% веб (или облачное) решение. Нет необходимости ставить какое-либо ПО на ПК пользователей, только браузер.
• Платформа, лидирующая в сегменте открытых решений для управления контентом
• Самая низкая цена владения в своем классе